Intern vs ekstern rekruttering: HR-guide til det rigtige valg

At finde den rette medarbejder er en af de mest afgørende opgaver for enhver HR-afdeling. Valget mellem at forfremme internt eller hente nye talenter udefra er et evigt dilemma med betydelige konsekvenser for både virksomhedens økonomi, kultur og fremtidige succes. Denne artikel dykker ned i fordele og ulemper ved henholdsvis intern og ekstern rekruttering, set fra et HR-perspektiv, og giver dig konkrete værktøjer til at træffe den bedste beslutning i en dansk kontekst. Vi vil undersøge, hvornår det ene giver mere mening end det andet, og hvordan du navigerer i dette komplekse landskab for at sikre, at din organisation tiltrækker og fastholder de stærkeste kompetencer.

Rekrutteringsbeslutninger handler om mere end blot at udfylde en ledig stol. De former dit teams dynamik, påvirker medarbejdermoralen og definerer virksomhedens evne til innovation og vækst. Forestil dig, at din virksomhed står over for at skulle besætte en nyoprettet lederstilling i marketingafdelingen. Skal du kigge internt efter den dygtige specialist, der allerede kender virksomheden ud og ind, eller skal du søge eksternt efter en kandidat med friske øjne og potentielt nye brancheindsigter? Begge veje har deres meritter og faldgruber. Lad os udforske dem nærmere.

Hvad er intern og ekstern rekruttering? En definition

Før vi dykker ned i fordele og ulemper, er det vigtigt at have en klar forståelse af de to grundlæggende rekrutteringsstrategier.

Intern rekruttering: At finde talentet inden for egne rækker

Intern rekruttering indebærer at besætte ledige stillinger med nuværende medarbejdere i virksomheden. Dette kan ske gennem forfremmelser, sideflytninger (horisontale jobskift) eller omplaceringer. Processen involverer typisk interne jobopslag, talent reviews og udviklingsplaner, hvor HR og ledere identificerer egnede kandidater internt.

Eksempel: Virksomheden “Dansk Design Dynamik A/S” har en ledig stilling som projektleder. HR vælger først at slå stillingen op på virksomhedens intranet og opfordre kvalificerede medarbejdere fra forskellige afdelinger til at søge. Sofie, en erfaren produktspecialist med dokumenterede lederevner fra mindre projekter, søger og får stillingen.

Ekstern rekruttering: At hente friske kræfter udefra

Ekstern rekruttering betyder, at man søger kandidater uden for organisationen. Dette sker gennem offentlige jobopslag på platforme som Jobindex, LinkedIn, virksomhedens egen karriereside, brug af rekrutteringsbureauer, headhunting eller deltagelse i karrieremesser. Målet er at tiltrække et bredt felt af ansøgere med forskellige baggrunde og erfaringer.

Eksempel: “Nordisk Software Innovation” skal ansætte en ny cybersikkerhedsekspert med en meget specifik og sjælden certificering. Da de ikke har denne spidskompetence internt, vælger HR at igangsætte en ekstern rekrutteringsproces. De bruger et specialiseret rekrutteringsbureau til at identificere og tiltrække kandidater fra hele Skandinavien.

Valget mellem disse to tilgange er sjældent sort/hvidt. Ofte kan en kombination eller en velovervejet prioritering være den mest effektive strategi.

Fordele og ulemper ved intern rekruttering

At kigge indad efter den næste medarbejder kan virke som den nemmeste løsning, men det er vigtigt at veje både de positive og negative aspekter grundigt.

Fordele ved at rekruttere internt

Interne kandidater kommer med en række klare fordele, der kan spare virksomheden både tid og penge, samtidig med at det kan styrke medarbejdertilfredsheden.

• Hurtigere og billigere proces: Rekrutteringsprocessen er ofte markant kortere og mindre omkostningstung. Der spares udgifter til jobannoncering, rekrutteringsbureauer og omfattende baggrundstjek. Tiden til ansættelse (time-to-hire) kan reduceres betydeligt. Ifølge diverse HR-analyser kan besparelsen ved en intern ansættelse løbe op i mange tusinde kroner sammenlignet med en ekstern.
• Kendskab til virksomhedskultur og -processer: En intern kandidat kender allerede virksomhedens kultur, værdier, uskrevne regler og interne systemer. Dette betyder en markant kortere og mere effektiv onboarding-periode. De er “plug-and-play” i langt højere grad end en ekstern kandidat. Forestil dig Mette, der har været i virksomhedens kundeservice i fem år. Hun kender produkterne, kunderne og de interne arbejdsgange til fingerspidserne. Når hun rykker til en ny rolle som teamkoordinator, er hendes indkøringstid minimal.
• Bevist præstation og potentiale: Du kender allerede kandidatens arbejdsmoral, kompetencer, styrker og svagheder. Der er mindre usikkerhed forbundet med ansættelsen, da du har data på deres tidligere præstationer. Performance reviews og løbende dialog med medarbejderen giver et solidt grundlag for at vurdere deres egnethed til en ny rolle.
• Øget medarbejdermoral og engagement: Muligheden for intern karriereudvikling er en stærk motivationsfaktor. Det signalerer, at virksomheden værdsætter sine medarbejdere og investerer i deres vækst. Dette kan føre til øget loyalitet, engagement og lavere medarbejderomsætning. Når medarbejdere ser kolleger blive forfremmet, skaber det en tro på egne udviklingsmuligheder.
• Fastholdelse af talent: Ved at tilbyde interne karriereveje kan virksomheden fastholde værdifulde medarbejdere, som ellers måske ville søge nye udfordringer eksternt for at avancere. Det er ofte dyrere at miste og erstatte en dygtig medarbejder end at udvikle og fastholde dem.

Ulemper ved at rekruttere internt

På trods af de mange fordele er der også potentielle faldgruber, som HR skal være opmærksom på ved intern rekruttering.

• Begrænset kandidatpulje: Man fisker i en mindre sø. Det er ikke sikkert, at den ideelle kandidat med de helt rette kompetencer findes internt, især hvis der er brug for meget specialiseret viden eller erfaring, som virksomheden ikke besidder i forvejen.
• Risiko for “indavl” og mangel på innovation: Hvis virksomheden konsekvent kun rekrutterer internt, kan det føre til stagnation og mangel på nye idéer og perspektiver. Man risikerer at fortsætte med “plejer”, fordi alle tænker ens. En vis tilførsel af friskt blod udefra er ofte nødvendig for at udfordre status quo og drive innovation.
• Intern konkurrence og skuffelse: Når en intern stilling slås op, kan det skabe konkurrence og potentielt dårlig stemning blandt kolleger, især hvis flere føler sig kvalificerede. Den eller de medarbejdere, der ikke får stillingen, kan blive demotiverede eller skuffede, hvilket kan påvirke deres præstation eller ønske om at blive i virksomheden. HR spiller en vigtig rolle i at håndtere disse situationer professionelt og give konstruktiv feedback.
• Dominoeffekten – en ny ledig stilling opstår: Når en medarbejder flytter til en ny intern stilling, efterlader de deres tidligere position ledig. Dette starter en ny rekrutteringsproces, som også skal håndteres. Selvom det kan være en mulighed for en anden intern medarbejder, kræver det stadig ressourcer.
• Behov for stærke udviklingsprogrammer: For at intern rekruttering skal være en succes på lang sigt, kræver det, at virksomheden har velfungerende programmer for medarbejderudvikling og talent management. Uden dette kan man mangle kvalificerede interne kandidater, når behovet opstår.

Scenarie: Den interne forfremmelse der gik godt (og skidt)

Forestil dig en produktionsvirksomhed, “Jysk Maskinteknik”. De forfremmer en dygtig produktionsmedarbejder, Lars, til teamleder. Lars kender maskinerne og processerne perfekt, og kollegerne respekterer ham. Han falder hurtigt ind i rollen, og teamets produktivitet stiger. Dette er en succeshistorie.

Men forestil dig nu, at virksomheden senere skal bruge en ny kvalitetschef. De vælger igen internt og forfremmer den mest erfarne tekniker, selvom vedkommende mangler formel uddannelse i kvalitetssikringssystemer og erfaring med auditering. Resultatet kan blive, at kvalitetsstyringen ikke lever op til de nyeste standarder, og virksomheden mister en vigtig certificering. Her ville en ekstern kandidat med specialiseret viden måske have været et bedre valg.

Fordele og ulemper ved ekstern rekruttering

At hente nye talenter ind udefra kan være en saltvandsindsprøjtning for virksomheden, men det er også en proces, der kræver omhyggelig planlægning og ressourcer.

Fordele ved at rekruttere eksternt

Når virksomheden åbner dørene for eksterne kandidater, åbner der sig samtidig nye muligheder.

• Nye kompetencer, idéer og perspektiver: Eksterne kandidater medbringer nye erfaringer, viden fra andre brancher eller virksomheder, og friske øjne på eksisterende udfordringer. Dette kan være afgørende for innovation, forandringsprocesser og for at bryde med uhensigtsmæssige vaner. En ny marketingchef rekrutteret udefra kan f.eks. introducere de nyeste digitale marketingstrategier, som virksomheden ikke tidligere har haft kendskab til.
• Større og mere divers kandidatpulje: Ved at søge eksternt får man adgang til et langt større antal potentielle kandidater. Dette øger chancen for at finde den person, der besidder præcis de færdigheder og den erfaring, der er behov for – især til specialiserede eller nye roller. Det giver også mulighed for at øge diversiteten i medarbejderstaben med hensyn til køn, alder, etnicitet og uddannelsesbaggrund.
• Undgåelse af intern favorisering og konflikter: Ekstern rekruttering kan opfattes som mere objektiv og retfærdig, da alle kandidater (ideelt set) vurderes på lige fod. Det minimerer risikoen for intern utilfredshed som følge af opfattelsen af, at bestemte interne medarbejdere favoriseres.
• Mulighed for at benchmarke mod markedet: Rekrutteringsprocessen giver indsigt i, hvilke kompetencer der er tilgængelige på markedet, og hvad lønniveauet er for lignende stillinger. Dette kan være værdifuld information for virksomhedens overordnede lønstruktur og kompetencestrategi.
• Ingen “intern bagage”: En ekstern kandidat kommer uden forudfattede meninger om kolleger eller processer og er ikke en del af eksisterende interne magtstrukturer eller kliker. De kan starte på en “frisk” og bygge relationer uden at være farvet af fortiden.

Ulemper ved at rekruttere eksternt

Selvom fordelene er mange, er der også signifikante ulemper og risici forbundet med at hente medarbejdere udefra.

• Højere omkostninger og længere proces: Ekstern rekruttering er typisk dyrere og mere tidskrævende. Udgifter inkluderer jobannoncering (f.eks. på Jobindex eller LinkedIn), potentielle gebyrer til rekrutteringsbureauer (ofte 15-25% af årslønnen), tid brugt på screening af ansøgninger, interviews og tests. Hele processen fra jobopslag til ansættelse kan tage flere måneder.
• Længere onboarding og indkøringstid: En ny medarbejder udefra skal bruge tid på at lære virksomhedens kultur, systemer, processer og kolleger at kende. Det kan tage alt fra uger til måneder, før de er fuldt produktive. Denne “ramping-up” periode koster både tid og ressourcer.
• Risiko for fejlrekruttering (kulturelt mismatch): Selvom en kandidat ser perfekt ud på papiret og klarer sig godt til jobsamtalen, er der altid en risiko for, at vedkommende ikke passer ind i virksomhedskulturen eller teamdynamikken. Et kulturelt mismatch er en af de hyppigste årsager til, at nyansættelser mislykkes. Omkostningerne ved en fejlrekruttering kan være enorme – både direkte (løn, rekrutteringsomkostninger) og indirekte (tabt produktivitet, negativ påvirkning af teammoral).
• Potentiel demotivering af interne medarbejdere: Hvis interne medarbejdere, der føler sig kvalificerede og har ambitioner om at avancere, konstant bliver forbigået til fordel for eksterne kandidater, kan det føre til frustration, demotivation og i sidste ende øget medarbejderomsætning. Det er vigtigt at kommunikere klart om, hvorfor en ekstern kandidat blev valgt.
• Usikkerhed om reel præstation: Selvom referencer tjekkes, og der anvendes tests, er der altid en større usikkerhed forbundet med en ekstern kandidats reelle præstationsevne sammenlignet med en intern medarbejder, hvis track record er velkendt.

Illustrativt scenarie: Den dyre eksterne ekspert

Softwarevirksomheden “KodeKompagniet” har akut brug for en specialist i kunstig intelligens. De finder ingen internt og hyrer via et headhunterbureau en anerkendt ekspert fra udlandet. Omkostningerne er høje: bureauhonorar, flytning, høj løn. Eksperten leverer fagligt, men har store udfordringer med at tilpasse sig den flade danske ledelsesstruktur og den konsensusorienterede beslutningsproces. Efter et år vælger eksperten at sige op. KodeKompagniet har brugt mange ressourcer og står igen og mangler kompetencen, samtidig med at flere interne medarbejdere føler sig forbigået i processen.

Hvornår skal HR vælge hvad? Strategiske overvejelser

Beslutningen om intern eller ekstern rekruttering bør ikke tages letvindt. Den skal baseres på en strategisk analyse af virksomhedens aktuelle situation, den specifikke stilling og de langsigtede mål.

Situationer hvor intern rekruttering ofte er at foretrække

• Behov for hurtig besættelse af stillingen: Når tid er en kritisk faktor, er intern rekruttering ofte den hurtigste vej.
• Stærkt fokus på medarbejderudvikling og fastholdelse: Hvis virksomheden prioriterer at udvikle og fastholde egne talenter, er intern rekruttering et nøgleværktøj. Det viser, at der er karriereveje internt.
• Fortrolig eller strategisk vigtig viden: Ved stillinger der kræver dybdegående kendskab til virksomhedens specifikke processer, kunder eller strategiske hemmeligheder, kan en intern kandidat være mere sikker.
• Veldefinerede karriereveje og succession planning: Virksomheder med modne processer for talent management og succession planning vil naturligt have en pulje af interne kandidater klar til at overtage ledige stillinger.
• Begrænsede rekrutteringsbudgetter: Når økonomien er stram, er de lavere omkostninger ved intern rekruttering attraktive.

HR’s tjekliste ved overvejelse af intern rekruttering:

• Har vi kvalificerede kandidater internt? (Foretag en talent-audit)
• Vil en intern forfremmelse skabe et positivt signal og motivere andre?
• Har vi ressourcerne til at håndtere den “dominoeffekt”, der opstår, når den interne kandidat forlader sin nuværende stilling?
• Er vi villige til at investere i yderligere oplæring eller udvikling af den interne kandidat, hvis der er mindre kompetencegab?

Situationer hvor ekstern rekruttering ofte er den bedste løsning

• Behov for nye færdigheder eller specialiseret viden: Når virksomheden mangler specifikke kompetencer internt, f.eks. i forbindelse med nye teknologier, markeder eller produkter.
• Ønske om forandring og innovation: Hvis virksomheden har brug for at bryde med gamle vaner, udfordre status quo eller implementere en ny strategi, kan eksterne kandidater med nye perspektiver være katalysatorer.
• Manglende interne kandidater: Hvis der simpelthen ikke er egnede eller interesserede kandidater internt.
• Behov for at øge diversiteten: Ekstern rekruttering giver mulighed for at tiltrække kandidater med forskellig baggrund og dermed styrke diversiteten i organisationen.
• Hurtig vækst og mange nyoprettede stillinger: Når virksomheden ekspanderer kraftigt, kan det være nødvendigt at hente mange nye medarbejdere udefra for at følge med efterspørgslen.

HR’s tjekliste ved overvejelse af ekstern rekruttering:

• Har vi klart defineret de kompetencer og den erfaring, vi søger, som ikke findes internt?
• Er vi parate til at investere den nødvendige tid og de ressourcer, en ekstern rekruttering kræver?
• Hvordan sikrer vi et godt kulturelt match og en effektiv onboarding af den eksterne kandidat?
• Hvordan kommunikerer vi beslutningen til eventuelle interne ansøgere, der ikke kom i betragtning?

Den hybride tilgang: Det bedste fra begge verdener?

Mange virksomheder i Danmark praktiserer en hybrid model, hvor man først undersøger mulighederne internt, og hvis der ikke findes et passende match, åbner man op for eksterne kandidater. Dette kan signalere, at interne medarbejdere prioriteres, samtidig med at man sikrer adgang til et bredere talentfelt, hvis nødvendigt.

En anden hybrid model kan være at ansætte en ekstern kandidat med henblik på, at vedkommende på sigt skal oplære og udvikle interne talenter inden for et nyt fagområde.

Eksempel på hybrid tilgang: Marketingafdelingen i “Grøn Energi Forsyning” skal bruge en ny SoMe-manager. HR slår først stillingen op internt. Flere søger, men ingen har den nødvendige strategiske erfaring med de nyeste sociale medieplatforme. HR beslutter derfor at søge eksternt og kommunikerer åbent om processen til de interne ansøgere, som tilbydes kurser for at styrke deres kompetencer inden for området fremadrettet.

Kommunikation er nøglen – især for HR

Uanset hvilken rekrutteringsstrategi der vælges, er klar og ærlig kommunikation fra HR-afdelingens side afgørende.

• Ved intern rekruttering: Vær transparent omkring processen. Sørg for, at alle kvalificerede medarbejdere er klar over muligheden. Giv konstruktiv feedback til de kandidater, der ikke får stillingen, og drøft deres fremtidige udviklingsmuligheder.
• Ved ekstern rekruttering: Forklar internt, hvorfor valget er faldet på en ekstern kandidat, især hvis der var interne ansøgere. Fremhæv de kompetencer og perspektiver, den nye medarbejder bringer med sig.
• Employer branding: Både interne og eksterne rekrutteringsprocesser påvirker virksomhedens image som arbejdsplads. En professionel og respektfuld behandling af alle kandidater er essentiel.

Ifølge danske HR-eksperter er en velkommunikeret rekrutteringsproces med til at styrke medarbejdertilliden og opretholde et positivt arbejdsmiljø, selv når svære beslutninger skal træffes.

Danske ressourcer og hjælpemuligheder for HR

I Danmark findes der flere platforme og organisationer, som HR-professionelle kan trække på i forbindelse med rekruttering:

• Jobportaler: Jobindex.dk, LinkedIn, Ofir.dk, samt fagforeningernes og brancheorganisationernes jobdatabaser er centrale for ekstern annoncering.
• HR-netværk og -organisationer: Dansk HR, NOCA (Network of Corporate Academies), og diverse LinkedIn-grupper for HR-professionelle tilbyder viden, sparring og netværksmuligheder.
• Rekrutteringsbureauer: Der findes et bredt udvalg af både generalist- og specialistbureauer, som kan assistere med hele eller dele af den eksterne rekrutteringsproces.
• Værktøjer til test og assessment: Der findes mange udbydere af personligheds- og færdighedstest, som kan bruges til at kvalificere kandidatfeltet (f.eks. SHL, Thomas International, Master Danmark).

Det er vigtigt for HR at holde sig opdateret på de nyeste trends og værktøjer inden for rekruttering for at sikre, at virksomheden tiltrækker de bedste talenter.

(Angående ordblinde, som nævnt i din indledende instruks om research: Selvom det ikke er hovedfokus for denne artikel, er det værd at bemærke, at HR i Danmark bør være opmærksom på at skabe inkluderende rekrutteringsprocesser. Dette kan indebære at tilbyde alternative testformater eller ekstra tid ved tests for kandidater med f.eks. ordblindhed. Ressourcer som Ordblindeforeningen og Nota kan give vejledning herom. Det handler om at vurdere kandidatens reelle kompetencer, ikke deres læse- eller skrivehastighed, medmindre det er en kernekompetence i jobbet.)

Konklusion:

Valget mellem intern og ekstern rekruttering er en kompleks strategisk beslutning uden et entydigt svar, der passer til alle situationer. Begge tilgange har klare fordele og ulemper, som HR-afdelingen nøje må overveje i lyset af virksomhedens specifikke behov, kultur, ressourcer og langsigtede mål.

Intern rekruttering kan være en omkostningseffektiv måde at anerkende og udvikle eksisterende talent på, styrke moralen og sikre en hurtig besættelse af stillingen med en person, der allerede kender organisationen. Ulemperne lurer dog i form af en potentielt begrænset kandidatpulje og risikoen for “indavl” af idéer.

Ekstern rekruttering åbner døren for nye kompetencer, friske perspektiver og en større diversitet, men kommer ofte med en højere pris i form af tid og penge, samt en større risiko for kulturelt mismatch og en længere indkøringstid.

I mange danske virksomheder vil den mest succesfulde tilgang sandsynligvis være en balanceret eller hybrid strategi. En model, hvor man prioriterer at kigge internt først, men ikke tøver med at søge eksternt, når der er behov for specifikke kompetencer, innovation eller en bredere kandidatpulje, kan ofte vise sig at være optimal. Uanset valget er en transparent, fair og velkommunikeret proces afgørende for at sikre tillid og engagement blandt både nuværende og potentielle medarbejdere.

Som HR-professionel er din rolle at være den strategiske rådgiver, der belyser alle facetter og hjælper organisationen med at træffe den beslutning, der bedst understøtter virksomhedens fortsatte vækst og succes. Ved at forstå de dynamikker, der er på spil, og ved at anvende en velovervejet tilgang til både intern og ekstern rekruttering, kan du bidrage markant til at bygge stærke, kompetente og motiverede teams.