Mange vil gerne kontakte virksomheder via telefon, men er usikre på, hvordan de skal gribe det an. Hvad skal du sige? Hvornår skal du spørge ind? Hvordan afslutter du samtalen godt? Her får du konkrete redskaber til forberedelse og gennemførelse af effektive opkald.
Start med at definere dit formål
Det allerførste, du skal spørge dig selv om hver gang du ringer, er:
Hvad vil jeg have ud af samtalen?
- Er det for at høre om jobmuligheder i fremtiden?
- Vil du gerne have lov til at sende dit CV?
- Ønsker du at netværke eller få indsigt i branchen?
- Vil du høre om muligheden for praktik?
Jo tydeligere formål, desto bedre samtale.
Uden forberedelse risikerer du, at samtalen bliver rodet. Det spilder både din og virksomhedens tid.
Brug et ringemanuskript
Vi anbefaler, at du bruger et ringemanuskript – en slags drejebog, hvor du forbereder, hvad du vil sige og spørge om.
Et manuskript giver:
- Overblik
- Holder dig på sporet
- Hjælper dig med at få noget ud af opkaldet – også ved afvisning
Samtalestruktur: 6 trin
1. Åbning
Eksempel:
"Hej, jeg hedder [dit navn]. Jeg ringer, fordi jeg har et par spørgsmål om fremtidige samarbejdsmuligheder. Har jeg fanget dig på et dårligt tidspunkt, eller har du lige 2 minutter?"
Hvis de har tid: Sig tak og gå videre.
Hvis de ikke har tid: Foreslå 2 alternativer:
"Passer det bedre, jeg ringer i morgen? Eller hvad med torsdag?"
På den måde får du en aftale i kalenderen.
2. Uddyb hvorfor du ringer
Fortæl præcist din intention:
"Jeg ringer egentlig, fordi jeg er på udkig efter en praktikmulighed og har en fornemmelse af, at der er ting hos jer, jeg kan hjælpe med. Vil du have noget imod, at jeg fortæller ganske kort om min baggrund?"
Hver gang du får accept, går du videre.
3. Giv din personlige præsentation
- Hvad motiverer dig og hvorfor?
- Hvad kan du bidrage med af konkrete opgaver?
Brug den præsentation du har forberedt.
4. Stil et åbent spørgsmål
Afslut med et simpelt, åbent spørgsmål:
"Hvad tænker du umiddelbart om mine muligheder her hos jer?"
Åbne spørgsmål inviterer til dialog og giver dig indsigt.
5. Håndter de to udfald
Der er typisk 2 udfald:
- Afvisning: Samtalen lukkes ned
- Åbning: I begynder at snakke muligheder
Ved afvisning – brug muligheden alligevel:
"Kender du mon nogen i dit netværk, jeg kunne tage kontakt til?"
Eller:
"Vil du have noget imod, hvis jeg sender mit CV? Så kan du kontakte mig, hvis der skulle opstå et behov."
Ved reel interesse:
- Hvem skal følge op?
- Skal I mådes?
- Har du alle kontaktinformationer?
- Hvad er næste skridt?
6. Afslutning
Eksempel:
"Tak for en god samtale. Jeg tænker at følge op igen om et par måneder for at høre, om noget har ændret sig. Kan du have en god dag?"
Du viser, at du vil holde kontakten og tager ansvar for opfølgning.
De 6 vigtigste retningslinjer
- Vær direkte og giv hurtige svar – de har travlt
- Giv et godt førstehåndsindtryk – vær uformel, chefer er mennesker
- Udvis motivation og engagement – det husker de
- Tag initiativ til at afslutte samtalen – hvis du fornemmer utålmod
- Vær positiv og imødekommende – uanset respons
- Øv og træn – det kræver øvelse
Typiske fejl at undgå
- At ringe uforberedt: Hav altid dit manuskript klar
- At tale for længe: Vær kort og præcis
- At give op ved første afvisning: Spørg om netværk eller mulighed for at sende CV
- At lyde oplæst: Skriv i talesprog og øv dig
Praktiske tips
- Hav dit manuskript foran dig, men læs det ikke op ordret
- Smil når du taler – det kan høres
- Stå op eller gå rundt for at lyde energisk
- Tag noter under samtalen
- Opdater din virksomhedsliste straks efter opkaldet
Prøv selv
- Vælg en virksomhed fra din liste
- Skriv dit ringemanuskript med de 6 trin
- Øv samtalen højt for dig selv
- Ring – og noter hvad der skete
- Justér dit manuskript baseret på erfaringen
Ofte stillede spørgsmål
Hvad hvis jeg bliver nervøs?
Det er helt normalt. Forberedelse reducerer nervøsitet. Start med virksomheder, der ikke er dine topprioriteringer, så du kan øve dig. Det bliver lettere med tiden.
Hvornår er det bedst at ringe?
Generelt er formiddagen (9-11) og tidlig eftermiddag (13-15) gode tidspunkter. Undgå mandage og fredage, hvor folk ofte har travlt eller er ved at afslutte ugen.
Næste skridt
Du har nu en komplet guide til telefonkontakt. I den sidste guide lærer du at kontakte virksomheder via e-mail – en god suppleant til telefonen.
Du må ikke forvente at være verdensmester fra starten. Men forvent heller ikke resultater, hvis du ikke kommer i gang. Jo flere virksomheder du kontakter, desto flere muligheder opstår.